El director de Estrategia, Marketing y Comunicación de Aytos, empresa especializada en el desarrollo y la implantación de soluciones para la Administración Electrónica, analiza para ESMARTCITY cómo está siendo el proceso de digitalización en las entidades públicas, las barreras que hay que superar y los beneficios que aporta en la relación con los ciudadanos.
ESMARTCITY: ¿Cómo ha evolucionado la Administración Electrónica en España y en qué nivel de desarrollo creéis que se encuentra actualmente?
Javier M. Jiménez, Aytos: La ley 11/2007 supuso un impulso a la administración que se acompañó de una fuerte inversión por parte de las AA.PP. Sin embargo, el reflejo que dicha inversión ha tenido en el uso de la eAdministración no ha sido el esperado. Podemos encontrar distintos motivos, aunque se pueden destacar:
- Resistencia al cambio de los consumidores internos de las organizaciones
- Usuarios (internos/externos) no habituados al uso de las nuevas tecnologías
- Complejidad de la firma electrónica basada en applets
- Dependencia de la consola de java, con los problemas de versiones, etc.
- Necesidad de tener configurados los navegadores de modos específicos para poder utilizar los certificados digitales, tanto para la autenticación como para la firma
A corto plazo, con la promulgación de las nuevas leyes de Procedimiento Administrativo Común (Ley 39/2015) y de Régimen Jurídico de la Administración Pública (Ley 40/2015), se da un impulso definitivo a la administración electrónica. Estas nuevas leyes suponen que a partir de octubre de 2016, todo procedimiento administrativo debe ser electrónico.
De manera adicional, han aparecido sistemas de autenticación y firma electrónica (enfocados de momento al ciudadano, aunque a futuro se podrían aplicar a usuarios internos de las administraciones públicas) de menor complejidad técnica y de contrastada aplicación, como el pin24h del sistema Cl@ve, que facilitan, a la vez que acercan, la administración electrónica a los ciudadanos.
ESMARTCITY: Para llevar a cabo la implantación de la Administración Electrónica, además de voluntad de los gestores y contar con la tecnología necesaria, es fundamental la implicación de los trabajadores públicos y del propio ciudadano. ¿Cómo están respondiendo los trabajadores públicos a los cambios en sus rutinas de trabajo?
Javier M. Jiménez, Aytos: Cualquier cambio en la forma de gestionar y trabajar supone una resistencia natural. Si a eso añadimos la inclusión de tecnología donde antes había un sistema de gestión básico, y la necesidad de introducir de manera habitual cierta información para poder lograr una Administración más ágil, nos encontramos con un habitual miedo a lo desconocido en ese cambio de rutina. En esto, la implicación de los trabajadores y de los principales responsables del proyecto dentro de la entidad, junto al equipo de implantación y formación de Aytos, es fundamental. Un equipo transversal de líderes dentro de la Administración permite que el cambio sea rápido y eficaz, y que sus efectos se perciban en poco tiempo.
En este sentido es fundamental que la Administración pública designe una cabeza visible (de cierto peso en la organización) que lidere el cambio, que acompañe a las sesiones formativas, que se haga una campaña de difusión del proyecto entre los empleados, y que perciban la cercanía de los consultores durante la implantación. Tras la implantación, cuentan con acceso telefónico directo al consultor para resolver dudas y mejorar su experiencia, antes de pasar al equipo técnico telefónico que les acompañará durante su trabajo con las plataformas los siguientes años.
ESMARTCITY: Respecto a los ciudadanos, ¿cuál está siendo su respuesta a los sistemas implantados para interactuar con la Administración Pública?
Javier M. Jiménez, Aytos: La respuesta ciudadana es muy buena. Como usuarios y ciudadanos aprovechamos las herramientas tecnológicas que se ponen a nuestro alcance, y es por ello y en esta misma medida que demandamos que nuestras Administraciones sean más electrónicas y nos permitan un acceso 24 horas sin desplazamientos innecesarios, facilitándonos los trámites y gestiones. Las entidades y Ayuntamientos que más avanzados están en sistemas de Administración electrónica e interacción con sus ciudadanos, perciben una mejoría innegable tanto en su gestión interna como en su relación con los ciudadanos.
ESMARTCITY: De cara a un futuro próximo, ¿Cuáles son las principales barreras a superar para seguir avanzando en e-Administración?
Javier M. Jiménez, Aytos: La tecnología aún sigue siendo una barrera para determinados sectores de la población, sobre todo para aquellos cuyo acceso a las Nuevas Tecnologías es más complejo. En ese sentido, el legislador ha acertado al ofrecer figuras de representación puntuales para un determinado expediente o sostenibles en el tiempo por medio de plataformas de representación plenamente interoperables.
Por otro lado, el impulso de nuevos sistemas de autenticación y firma electrónica como los ofrecidos por la plataforma Cl@ve (Cl@ve Pin, Cl@ve Permanente y el DNI en la nube) evitarán problemas que surgen en el día a día con otros componentes, como los applets de firma, las versiones de la consola de Java o la compleja configuración de los navegadores que a veces, pese a los esfuerzos de empresas como la nuestra, hacen que el ciudadano se aleje de la administración electrónica.
ESMARTCITY: Recientemente la empresa dedicada a prestar soluciones para la Administración Electrónica ha sido adquirida por parte de la francesa Berger Levrault, ¿qué ha supuesto para vuestra Empresa esta integración en la compañía del país vecino?
Javier M. Jiménez, Aytos: Berger-Levrault es la multinacional referente en el mercado del software y servicios para la Administración Pública. Sus orígenes se remontan a hace 500 años como imprenta de publicaciones oficiales y posteriormente como editorial institucional. Por ejemplo, en tiempos de Napoleón editaron y distribuyeron su famoso Código Civil. Siempre han contado en sus filas con grandes juristas, escritores, catedráticos y figuras universitarias.
Hoy en día Berger Levrault es una empresa con 45.000 clientes y 1.400 empleados, tecnológicamente puntera, e implantada también en Bélgica, Canadá, Marruecos… Se encuentra posicionada como referente en el sector de soluciones de gestión para las Administraciones Locales, y además es también referente en soluciones para los sectores de la Salud, la Asistencia Social y la Educación.
A partir de aquí las sinergias son múltiples: además del aprovechamiento de su experiencia en los procesos de internacionalización que Aytos emprenderá hacia Latinoamérica, Berger Levrault valora mucho nuestra capacidad tecnológica: nuestros equipos de I+D van a trabajar conjuntamente en el desarrollo de productos, y también nos ayudará a adentrarnos en esos nuevos sectores para nosotros como la Salud y la Educación.
ESMARTCITY: ¿Existen diferencias con el tipo de soluciones para la administración pública demandados por el sistema francés y las soluciones más solicitadas en España? De ser así, ¿Cuáles? Si no, ¿cuáles son los productos comunes más demandados?
Javier M. Jiménez, Aytos: Digamos que lo más importante sobre esta cuestión es que las necesidades y problemas de las administraciones públicas son básicamente los mismos, y que los sistemas de gestión, tramitación y las propias Leyes hacen que las soluciones, de por sí iguales para gestionar una entidad en cualquier país (todos necesitan una contabilidad, la gestión de recursos humanos o la administración electrónica), tengan diferentes en enfoques y sobre todo en aquellos aspectos regulatorios que sí pueden marcar diferencias más notables.
Si la pregunta es si podemos exportar o importar productos de unos países a otros la respuesta sería que en aquellas soluciones que tienen una dependencia directa en su análisis funcional a la legalidad o procedimientos reglados es complicado, pero aquellos productos en los que este apartado queda liberado existen facilidades para ello o para que se desarrollen productos globales pero siempre con adaptaciones locales.
La administración electrónica o lo que en Francia se denomina la “desmaterialización”, que en muchos casos es promovida a nivel europeo, es el ámbito de mayor necesidad de forma global, y en el que no solo se demandan soluciones corporativas para la gestión interna (gestión de expedientes o procedimientos administrativos) trascendentes al ciudadano, sino soluciones en este mismo ámbito para las implicaciones que tienen en las áreas de gestión más verticales como son la contabilidad, tributación o RRHH, etc.