El Ayuntamiento de Tres Cantos ha iniciado un proyecto que pretende convertir al Consistorio en un e-Ayuntamiento, respondiendo así a uno de los objetivos del Equipo de Gobierno de tener una Administración digital más transparente, eficiente y cercana al ciudadano y decir "adiós al papel".
Los vecinos del municipio que ya se han acercado al registro de entrada en el Consistorio, han podido comprobar que sus documentos presentados han sido escaneados para ser almacenados digitalmente en la nueva herramienta informática de gestión Gestdoc. Gracias a ella, los documentos escaneados han sido firmados digitalmente por el funcionario encargado de su digitalización, formalizando así una compulsa electrónica. En ese mismo instante, la documentación presentada ha sido enviada automáticamente al departamento encargado para su inmediata tramitación.
Según el Alcalde, Jesús Moreno, “con esta primera fase, de un proyecto muy ambicioso, el Ayuntamiento de Tres Cantos se convertirá en un ejemplo de eficiencia administrativa, siendo escaparate para otros municipios de una Administración digital más transparente, eficiente y cercana al ciudadano”.
Ahorro en gastos
Internamente, esta primera fase de la Administración digital permite, desde el primer día, un ahorro de gasto en consumibles (papel, fotocopias, toners, pagos por página impresa…), así como en gastos en servicios de terceras empresas (correos, telefonía, Boletines Oficiales, mensajería o imprentas, entre otros). En muy poco tiempo, se podrá cuantificar económicamente este ahorro de un proyecto en el que trabajan de manera conjunta la Secretaría General del Ayuntamiento y las áreas municipales de Organización, Calidad y Sociedad de la Información.
Valentín Panojo, quinto teniente de Alcalde, portavoz y concejal de Deportes, Calidad y Sociedad de la Información, ha señalado que “este sistema no sólo ahorra papel, contribuyendo a la mejora del medio ambiente, sino que además agiliza los trámites a los ciudadanos reduciendo tareas y acortando sensiblemente los plazos y tiempos de actuación”.
Además, el Consistorio conseguirá una trazabilidad completa de cualquier documento, solicitud o trámite, pudiendo conocer un histórico de su estado con detalle de fechas y actuaciones. Asimismo, permitirá a los técnicos y responsables políticos una gestión completa en movilidad, ya que se podrá consultar, gestionar y firmar electrónicamente a través de tablets, teléfonos móviles o cualquier ordenador con una conexión a internet.
Por otro lado, los vecinos podrán recibir, a través en sus dispositivos móviles o por correo electrónico en el ordenador, el estado de sus trámites y recibir una copia digital de su presentación. Aquellos que elijan esta opción, podrán participar en una encuesta de satisfacción para dar su opinión sobre el servicio.
Moreno ha asegurado que “con esta proyecto se pretende mejorar todos los procesos internos para orientarlos a la satisfacción tanto de los empleados públicos en el desempeño de su gestión diaria como de los ciudadanos en sus relaciones con esta administración”.
Esta primera fase tiene el propósito de concluir antes de que acabe el año y, a principios de 2014, se suprimirá el papel en todas las comunicaciones internas (informes, notas internas…), decretos y gestión de órganos colegiados como Plenos, Comisiones, Juntas de Gobierno (incluyendo convocatorias, actas y notificaciones), etc.
Eficiencia administrativa
La herramienta informática elegida para llevar a cabo todo este proceso se llama Gestdoc y ya la utilizan otros municipios madrileños. Simultáneamente a su integración, Tres Cantos ha lanzado la Sede Electrónica, donde unifica en una único portal todos los servicios que demanda el ciudadano (registro telemático, padrón de habitantes, domiciliaciones, bonificaciones y pago de tributos, y solicitudes varias), lo que supondrá un ahorro de tiempo para los usuarios.