Los avances tecnológicos, los cambios en la legislación y en los hábitos de los ciudadanos, entre otros factores, están llevando a los ayuntamientos y otros organismos públicos a implantar soluciones de administración electrónica que hagan más fácil la realización de los trámites administrativos y que, a su vez, repercutan en ahorros económicos. En esta entrevista hablamos con Pablo Rodríguez, Responsable de Estrategia de Productos y Servicios de Aytos, sobre el estado del arte en estos nuevos servicios para la Administración y los ciudadanos.
ESMARTCITY: La Administración Electrónica se ha convertido en un sector clave para muchos ayuntamientos que quieren avanzar en el ámbito de las nuevas tecnologías, ¿qué soluciones ofrece Aytos a las Administraciones locales para lograr ese avance?
Pablo Rodríguez: A lo largo de los más de 30 años que llevamos de andadura, siempre nos hemos caracterizado por acompañar a nuestros clientes de las Admnistraciones Locales (AA.LL.) en la modernización y mejora de todos sus procesos de gestión interna. Este es un camino que, una vez iniciado, no tiene final, ya que requiere en todo momento de su adaptación a los cambios legales, tecnológicos (que permiten, cada vez más, un mayor nivel de servicios y de seguridad), y también a las necesidades y prioridades de la ciudadanía. En este sentido, hoy en día se hace cada vez más innecesario añadir la etiqueta “electrónica” al concepto de administración, ya que el nuevo modelo de gestión es, inevitable e ineludiblemente, electrónico.
En línea con este planteamiento, trabajamos desde hace años en ofrecer soluciones de backoffice electrónicas, integrando nuestra plataforma de gestión documental, firma electrónica reconocida y seguimiento de expedientes (FirmaDoc BPM) con el resto de sistemas, tanto los del área económico-financiera, como los del área tributaria, de personal y recursos humanos, padrón municipal de habitantes, registro de entrada y salida de documentos, etc. De este modo, facilitamos a nuestros clientes una tramitación 100% electrónica, con documentos electrónicos aprobados electrónicamente, en cualquiera de las áreas de gestión.
Por otro lado, ofrecemos también soluciones para la relación completamente electrónica del ciudadano y/o el proveedor con su entidad pública local, haciendo realidad, a través de la integración con los aplicativos de backoffice anteriormente citados, el expediente 100% electrónico de principio a fin, tanto de oficio como si se ha iniciado a instancia de parte.
Finalmente, es ya una realidad el uso de aplicativos para dispositivos móviles, tanto a nivel interno en lo que se refiere a la firma electrónica de los documentos que forman parte del gestor de expedientes, como para el ciudadano a efectos de comunicar y hacer seguimiento de incidencias en vía pública, quejas, sugerencias o solicitudes de todo tipo.
ESMARTCITY: El concepto ‘Administración Electrónica’ o ‘e-Administración’ se ha ligado en los últimos tiempos al de ‘Smart Cities’ ¿En qué medida contribuyen las soluciones de Aytos al desarrollo de ciudades inteligentes?
Pablo Rodríguez: El concepto de ciudad inteligente abarca un amplio espectro de temas, dada la enorme complejidad de las interrelaciones que debe soportar el denominado ecosistema urbano. Por nuestra actividad y nuestro foco, que son las aplicaciones de gestión para las entidades públicas locales, nos sentimos muy implicados en el desarrollo de la ‘smart governance’ para nuestras ciudades, facilitando herramientas para una gestión municipal eficiente y sostenible, y además incorporando la participación de la ciudadanía en este modelo de gestión.
Hoy en día no se puede dar la espalda al ciudadano, verdadero protagonista de la actividad urbana en todos los sentidos y componente fundamental de la inteligencia de las ciudades, más allá incluso de la tecnología y de los medios que se utilicen, que en definitiva deben ponerse a su servicio actuando como meros catalizadores. Esta implicación y compromiso que adoptamos con el desarrollo de las ciudades inteligentes nos lleva a participar en el Comité Técnico de Normalización de Ciudades Inteligentes, CTN178, puesto en marcha por AENOR y el MINETUR.
ESMARTCITY: La incorporación de servicios de e-Administración supone ahorros en papel, envíos, desplazamientos, etc., ¿cuál es el ahorro medio que puede alcanzar un ayuntamiento con sede electrónica?
Pablo Rodríguez: El ahorro que está suponiendo ya la implantación de la administración electrónica en todos los niveles de la administración pública en España da como resultados unas cifras francamente espectaculares y que no cabe duda que hay que tener muy en cuenta. Baste, como ejemplo, el dato publicado en el Informe CORA 2014: por cada 1% de incremento en el uso de trámites electrónicos, los ciudadanos se ahorran 300 millones de euros en reducción de cargas administrativas y la administración 40 millones de euros en costes internos.
Y otro ejemplo de los beneficios económicos que van a obtenerse gracias a la administración electrónica lo tenemos a raíz de la inminente obligatoriedad de uso de facturas electrónicas dirigidas a la Administración ya que, el ahorro medio, incluyendo tanto la emisión como la recepción de estas facturas electrónicas se estima en casi 8 euros por cada unidad. ¿Hace falta que multipliquemos por el número de facturas (se cuentan por millones) que hoy en día circulan por cualquier nivel de la administración del Estado?
ESMARTCITY: ¿Qué ventajas destacarías para animar los ciudadanos, que habitualmente no lo hacen, a realizar sus trámites de forma telemática través de un ordenador?
Pablo Rodríguez: En mi opinión, al ciudadano realmente no hay que animarle: está más que demostrado que cuando los servicios que se le ofrecen son los que realmente necesita, se le facilitan los medios adecuados y no se le complica el proceso innecesariamente, el ciudadano hace uso mayoritariamente de la administración electrónica sin pensarlo dos veces. Ahí está el ejemplo conocido por todos de las campañas del IRPF.
Sin entrar en otras consideraciones, el simple hecho de encontrar siempre abierta su administración y no tener que desplazarse físicamente, es una ventaja lo suficientemente importante como para que el ciudadano se plantee hacer uso de la eAdministración. No obstante, hay que seguir trabajando en la misma línea para que las barreras que todavía se puedan encontrar se superen definitivamente.
ESMARTCITY: ¿Cómo crees que va a evolucionar la e-Administración en España? ¿Hacia qué nuevas soluciones nos dirigimos?
Pablo Rodríguez: Como he comentado con anterioridad, no hay vuelta atrás. La administración ya es electrónica y cada vez más procedimientos o actuaciones se van a realizar de modo completa y únicamente electrónico.
Su evolución estimo que va a estar vinculada, por un lado, al propio desarrollo tecnológico de los medios o dispositivos que puedan utilizarse, y por otro a la forma en la que las administraciones públicas faciliten la participación de la ciudadanía en la gestión de sus instituciones públicas.
En el primer caso, estamos viviendo un tiempo de cambios que, en plazos cada vez más cortos entre ellos, van a revolucionar el modo en que participan todos los elementos que intervienen en la gestión de nuestras entidades públicas, incluyendo los ciudadanos y, por supuesto, los trabajadores públicos en sus puestos de trabajo. Dispositivos móviles, wearables, sensorización para captura de todo tipo de datos de interés, internet de las cosas, cloud, técnicas analíticas y de big data para el tratamiento de la información, etc.; todos estos desarrollos van a tener un claro impacto en lo que todavía hoy llamamos e-administración, m-administración o incluso i-administración, y a la que en un futuro probablemente tengamos que referirnos con otro nombre que refleje mejor su naturaleza.
Por otro lado, el concepto de gobierno abierto y participativo, la toma de conciencia de que la administración está al servicio del ciudadano y no al contrario, y que por tanto el ciudadano debe ocupar su sitio en el centro de la toma de decisiones, valorando su opinión y sus necesidades para, a continuación, trasladarlas a los planes de acción que correspondan y finalmente someterlos a su fiscalización, nos van a llevar también por un camino sin retorno a disponer de herramientas que permitan y faciliten esta participación, así como su análisis.