La Diputación Foral de Gipuzkoa ha puesto en marcha Erreka, un sistema basado en inteligencia artificial que optimiza la entrada de toda la documentación que se recibe en el Registro. Este sistema permite agilizar la burocracia optimizando la clasificación de documentos y reforzar la eficiencia interna, mejorando el servicio a la ciudadanía. La herramienta opera desde octubre de 2025 y clasifica automáticamente la documentación entrante con una precisión superior al 93%, una tarea que consume el equivalente a 8.300 horas de trabajo anuales.
Erreka comenzó a operar en producción en octubre de 2025. La primera unidad en incorporarse fue Gestión de Personal del departamento de Gobernanza, a finales de ese mismo mes. En noviembre se sumaron los departamentos de Movilidad y Turismo, Infraestructuras Viarias y Equilibrio Territorial Verde, y en febrero de 2026 se han incorporado Cuidados y Políticas Sociales, así como Hacienda y Finanzas.
A largo plazo se prevé extender Erreka al conjunto de la Diputación y avanzar hacia un ecosistema más amplio de automatización que mejore tanto el trabajo interno como la experiencia de la ciudadanía.
Inteligencia artificial para clasificar documentación
Los registros necesitan ser clasificados antes de que pueda comenzar su tramitación, y durante años una parte importante de ese trabajo se ha hecho manualmente. El Registro de la Diputación recibe cada día cientos de documentos a través de distintos canales. Entre ellos figuran las oficinas presenciales, las aplicaciones internas, el registro electrónico online y los sistemas de interoperabilidad entre administraciones. Antes de que pueda iniciarse la tramitación, cada apunte debe ser identificado, clasificado y remitido a la unidad administrativa competente.
Aunque una parte mayoritaria de las entradas llega correctamente identificada, la Diputación indica que todavía existe un volumen significativo que exige revisión manual. Esa labor, de carácter repetitivo y con bajo valor añadido, ha requerido durante años la intervención directa de personal administrativo antes de que los expedientes pudieran avanzar en su tramitación.
Como referencia, en 2022 el Registro foral gestionó 1.640.583 apuntes. De ese total, más de 100.000 tuvieron que clasificarse de forma manual. Esta tarea supone aproximadamente 8.300 horas de trabajo anuales, el equivalente a la dedicación a tiempo completo de cerca de cinco personas durante un año. El sistema Erreka no sustituye a las personas, sino que propone una clasificación, pero la decisión final siempre corresponde a las unidades administrativas. El desarrollo del sistema se ha basado en criterios de transparencia y participación, con la implicación directa de las unidades en las fases de prueba.