Solución de firma y archivo electrónico en la Universidad Europea

Los más de 16.000 estudiantes y 1.000 profesores de la Universidad Europea pueden ya obtener, gestionar y emitir en menos tiempo documentos oficiales asociados a procesos clave del ámbito universitario, como es el caso de certificados académicos, actas, becas o justificantes económicos. Ello es posible tras la incorporación del proyecto de integración global de la solución de firma y archivo electrónicos de Indra en el Sistema de Gestión Académica de la Universidad.

Este nuevo servicio está dirigido tanto a alumnos como a profesores y empleados y facilita la firma electrónica de cualquier documento dentro de la universidad, independientemente del área y de la ubicación geográfica. Se consigue así eliminar el incómodo y lento papeleo y reforzar los objetivos de la universidad de cara a mejorar el servicio al estudiante, reducir los tiempos administrativos y cumplir los objetivos medioambientales y de sostenibilidad.

Los resultados obtenidos después de la implantación del proyecto hablan por sí solos. En menos de un año se han firmado más de 16.000 certificados electrónicos y 19.000 documentos, entre actas y actas de modificación en formato electrónico.

Certificados y expedientes en 24 horas

Así, por ejemplo, en un período medio de 24 horas, y dependiendo de las diferentes etapas que exige cada proceso, un estudiante que se haya desplazado a Nueva York puede obtener en soporte electrónico un certificado de notas para la empresa o entidad en la que esté trabajando. Del mismo modo, un alumno que se cambie de universidad tiene a su alcance la posibilidad de realizar de una forma más ágil el traslado de expediente electrónico, evitando retrasos y gasto innecesario de papel.

Por otro lado, los profesores no necesitan desplazarse al campus para llevar a cabo todo el proceso de gestión de las actas o notas. Desde su casa puede acceder al sistema para introducir y validar las notas con firma electrónica, que se archivan de forma automática en el mismo. Cualquier modificación se realiza también de forma electrónica y sin la intervención física de la Secretaría Académica, que puede saber en todo momento el número de actas que se han firmado y las que quedan pendientes. Además, una vez firmadas, el alumno también sabe de forma automática si su nota es definitiva.

La solución de firma electrónica de Indra, Amara Pfirma, facilita la integración de la firma electrónica con certificados digitales en los procesos corporativos. Permite que los usuarios reciban en una única carpeta de entrada todos los documentos pendientes de firma de cualquier aplicación que lo requiera y los devuelve firmados a la aplicación cuando se haya completado el proceso con todas las firmas requeridas. De esta manera, se agiliza todo el proceso, concentrando en un único punto toda la problemática asociada a la firma. Además, permite saber en qué punto está, de quién depende y cuántos pasos quedan para cerrar el ciclo.

Adicionalmente, la solución Amara Archiva implantada sobre un gestor documental comercial almacena con las garantías necesarias todos los certificados firmados electrónicamente junto con sus firmas, permitiendo asimismo la utilización de códigos seguros de verificación, estampación de firmas y, en definitiva, funcionalidades para garantizar la validez de los documentos una vez impresos.

El proyecto ha incluido también una importante labor de consultoría para acometer una profunda reingenería de los procesos clave así como actividades de gestión del cambio en la sedes de Madrid y Valencia, orientadas a los más de 1.000 profesores de la Universidad Europea.