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La Rioja aprueba un Decreto para avanzar en Administración Electrónica

El objetivo es que en el plazo de un año todos los expedientes se inicien, tramiten, finalicen y archiven en formato electrónico eliminando el papel.

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El Consejo de Gobierno de La Rioja ha aprobado un Decreto para regular el documento, el expediente y el archivo electrónico en el sector público de la Comunidad Autónoma de La Rioja, que busca seguir avanzando en la implantación de una Administración electrónica más eficaz, accesible y transparente.

La consejera de Administración Pública y Hacienda, Concepción Arruga, ha explicado que el nuevo Decreto supone un importante cambio organizativo, ya que permite pasar de la gestión actual, en la que los documentos siguen produciéndose en papel, a la gestión de documentos electrónicos, donde la información se registra en un soporte que sólo es electrónico. De esta forma, el Gobierno de La Rioja da un paso más en la implantación de una Administración sin papel, lo que va a permitir reducir los costes de mantenimiento y conservación de los documentos que conforman el Patrimonio documental de la CAR, ha subrayado.

El objetivo es que en el plazo de un año a partir de la entrada en vigor del nuevo Decreto todos los expedientes, del tipo que sean, se inicien, tramiten, finalicen y se archiven en formato electrónico.

Concepción Arruga ha subrayado que con esta actuación el Ejecutivo consigue garantizar la conservación de los documentos y reducir los costes de mantenimiento de los documentos en papel. Además, el nuevo Catálogo de datos y documentos electrónicos facilitará a los ciudadanos su acceso a la información que han ido generando en su relación con la Administración.

De esta forma evitamos que el ciudadano tenga que presentar información que ya obra en poder de la Administración y, además, le permitimos acceder a ella de una forma ágil y sencilla; mejorando así el servicio que prestamos a los riojanos en línea con los objetivos de Ley de Administración Electrónica y Simplificación Administrativa, ha concretado.

El nuevo Decreto se fundamenta en la Estrategia Digital para una Administración Electrónica 2013-2015 que incluye entre sus objetivos medidas para avanzar en la mejora de la e-Administración y adoptar soluciones digitales para una prestación eficiente de los servicios públicos. Además, el nuevo texto está íntimamente relacionado con el Decreto que regula el procedimiento de valoración, conservación y eliminación de los documentos que integran el Patrimonio Documental de La Rioja, aprobado recientemente por el Ejecutivo regional.

El citado texto normativo consta de 21 artículos estructurados en cinco capítulos, una disposición adicional, dos transitorias y dos finales; y da cumplimiento a lo establecido en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos; así como al artículo 8 de la Ley 4/2005 que establece que la tramitación de los procedimientos administrativos se apoyará en el uso de medios electrónicos.

Totalidad de los documentos públicos

Concepción Arruga ha explicado que el Decreto persigue que la totalidad de los documentos y expedientes que emita o reciba el sector público sean electrónicos desde el momento de la creación de los documentos y durante toda su existencia, hasta su archivo definitivo. Igualmente regula el proceso de digitalización de aquellos documentos emitidos originariamente en papel.

El texto establece que el formato electrónico de los documentos se mantendrá a lo largo de todo el ciclo de vida de los mismos. Este periodo engloba la etapa de tramitación (comprende desde la apertura al cierre definitivo del expediente); la etapa de vigencia administrativa (se inicia en el momento del cierre del expediente hasta su eliminación o archivo electrónico) y la etapa de archivo electrónico (los documentos que hayan de ser conversados se transfieren a un sistema de preservación definitiva).

En cuanto a los expedientes electrónicos, el Decreto determina que todos los documentos electrónicos deben estar agrupados en expedientes para su posterior archivo. Según el Decreto, los expedientes pueden estar formados bien por un conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo; o bien, por documentos que recogen datos personales o con valor informativo. Todos los expedientes que genere la Administración deben ser íntegramente electrónicos en el plazo marcado por el Decreto.

En este sentido, Arruga ha explicado que la Administración promoverá de manera controlada la sustitución de los documentos en papel por documentos electrónicos en aquellos casos en los que se haya valorado previamente la información como de conservación permanente. En determinados casos y según determina el principio de unidad del expediente original, se valorará cuál es el soporte más adecuado para su conservación.

Por último, el archivo general conservará los documentos electrónicos administrativos que formen parte de un expediente electrónico garantizando su integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad y protección para lo que contará con las pertinentes medidas de seguridad. Concepción Arruga ha explicado que de esta forma garantizamos la accesibilidad, disponibilidad y pervivencia del patrimonio documental de la Comunidad.

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